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Intranet Apps: Mobil ins Intranet der Zukunft

Wer ernsthaft Social Intranet Berater sein will, dem fällt bei neuen Kunden aktuell eine eher unattraktive Rolle zu: Er muss Erwartungen dämpfen, denn oft stellen sich die erwarteten Vorteile des “Social” Intranets nur sehr zögerlich ein. In den vergangenen Jahren meines Intranet-Beraterlebens gab es jedoch einen Bereich, der uns regelmäßig positiv überrascht hat: wann immer eine Plattform einfach mobil verfügbar war (also etwa als Intranet Apps), stiegen Nutzerzahlen und Interaktionen deutlich an. Das ist keine exklusive Einsicht und so wird schon seit einigen Jahren der Trend des mobilen digitalen Arbeitsplatzes prognostiziert. In Realität zeigen sich jedoch überraschend wenige mobil verfügbare Intranets. Woran liegt das?

Beitrag von Frank Wolf, Employee App

Die Anforderungen widersprechen sich

Ein modernes Intranet allen Mitarbeitern mobil verfügbar zu machen, schafft komplett widersprüchliche Anforderungen. Ein Social Intranet bedeutet die Evolution von einem digitalen Informationsmedium zu einer echten Geschäftsplattform – der zentrale Drehpunkt und digitale Arbeitsplatz für die Informationsarbeiter des Unternehmens. Projekte und Arbeitsgruppen mit unzähligen aktuellen und geschäftskritischen Dokumenten katapultieren moderne Intranets damit in völlig andere Sicherheits-Dimensionen als herkömmliche Intranets das je kannten. Führen wir uns demgegenüber die Anforderungen mobilen Zugriffs vor Augen: wer es erst meint und wirklich alle Mitarbeiter erreichen will, wird private Geräte der Mitarbeiter mit einbeziehen und nicht erwarten, dass Nutzer bei jedem einzelnen Aufruf der Intranet-App eine Zweifaktor-Authentifizierung über sich ergehen lassen. Inhalte müssen passwortgeschützt sein, sollten aber nicht bei jedem Aufruf das Passwort erfordern.

Social Intranet Anwendungsfälle

Übersicht der typischen Anwendungsfälle eines Social Intranet

 

Der geschilderte Widerspruch beschränkt sich nicht nur auf den Sicherheitsaspekt. Gelegenheitsnutzer wie gewerbliche Mitarbeiter in Produktion und Unterwegs brauchen schnell und einfach ihre Sicht auf wichtige Informationen des Unternehmens während Informationsarbeiter die gesamte Funktionsvielfalt und Komplexität ihrer Arbeit auf Ihrem digitalen Arbeitsplatz wiederfinden müssen.

Der Makel moderner Intranets: fehlende Reichweite

Die Folge lässt sich an vielen (Social-) Intranet der letzten Zeit ablesen: Priorität hat oft der digitale Arbeitsplatz für die Informationsarbeiter. Die Folge sind Intranets, die für viele Mitarbeiter sehr komplex erscheinen und für diejenigen ohne PC-Arbeitsplatz meist überhaupt nicht erreichbar sind. Der bleibende Makel vermeintlich moderner Intranets wird damit die fehlende Reichweite. Einer der Verlierer ist dabei auch die Interne Kommunikation, die zwar eine Plattform besitzt, aber ihren Kommunikationsauftrag nicht effektiv erfüllen kann. Im Unternehmen tun sich tiefe Gräben auf, zwischen der interaktiven Echtzeit-Welt des Social Intranets und der quartalsweise erscheinenden Mitarbeiterzeitung. Dieses Bild mag für viele Unternehmen zu drastisch sein, aber genau das ist der Kern der aktuellen Entwicklung.

Was sollte eigentlich mobil verfügbar sein?

Nicht alles was der moderne digitale Arbeitsplatz offeriert, ist auch für die Nutzung mit dem Smartphone geeignet und erwünscht. Werfen wir einen Blick auf die einzelnen Anwendungsfälle:

Kommunikation hat hohe Relevanz für die mobile Verfügbarkeit. Unternehmen brauchen heute Mitarbeiter, die über den eigenen Tellerrand hinaus verstehen, was links und rechts vom eignen Arbeitsplatz passiert und warum es passiert. Intranets, Newsletter oder Mitarbeiterzeitungen sind dafür klassische Instrumente , die jedoch mit ihrer begrenzten Reichweite oder fehlender Aktualität bislang deutlich an Ihre Grenzen stoßen. Besonders spannend ist der mobile Ansatz auch für Redakteure, die damit schnell und aktuell Informationen und Bilder verteilen können. Moderne interne Kommunikation wird so aktueller, lokaler und authentischer als jemals zuvor.

Informationen wie Arbeitsanweisungen, Kontaktdaten oder Standortbeschreibungen sollten auf jeden Fall mobil verfügbar sein. Das gilt jedoch nicht für die tausenden Inhaltsseiten, die Intranets in großen Unternehmen oft nach einigen Jahren besitzen. Mobil hat das keinen Mehrwert. Leitfrage: welche Informationen sind für möglichst viele Mitarbeiter wichtig, nicht sicherheitskritisch und sollten möglichst im einfachen Zugriff sein?

Projektinhalte sind oft sensible Inhalte mit unternehmenskritischen Informationen und Dokumenten. Eine – wenn auch passwortgeschützte – Verfügbarkeit auf privaten Geräten kommt für viele Unternehmen nicht in Frage. Dazu liegt der Fokus in Projekten auf dem Erschaffen, nicht primär dem Konsumieren. Hier kommen mobile Geräte deutlich an Ihre Grenzen. Wer von uns nutzt ein Smartphone oder Tablet, wenn er einen längeren Text schreiben muss? Eine Ausnahme bildet die reine Teamkommunikation in Projekten.

Prozesse wie Rechnungsfreigaben, Dienstpläne, Zeiterfassung oder Urlaubsanträge haben ein hohes Potential für den mobilen Kanal. Eine der (neben der Informationssicherheit) größten Herausforderungen, ist hier die Verbindlichkeit von mobil unterstützten Prozessen. Wie genau sind die Erwartungen an die Reaktionszeiten der Mitarbeiter und ist der sonntägliche Blick auf den Dienstplan für Montag nun Arbeitszeit oder Privatzeit? Hier ist Augenmaß und offener Dialog gefragt – die vollkommene Abschottung von Privat-und Berufsleben ist ebensowenig zukunftsfähig wie die grenzenlose digitale Verfügbarkeit der Mitarbeiter.

Social Intranet – mobile Szenarien

Die wichtigsten mobilen Szenarien für einen digitalen Arbeitsplatz.

Wie geht es weiter mit (mobilen) Intranets und Intranet Apps?

Die Diskussion der Anwendungsfälle und Zielgruppen zeigt eines sehr deutlich: die EINE Plattform, die alle Anforderungen an Funktionalität, Sicherheit und Zugänglichkeit erfüllen kann, ist immer weniger realistisch.

Die nächste Generation von Intranets muss vor allem zielgruppenorientierter werden. Auf der einen Seite brauchen wir “Communication Intranets” die einfach und für alle Mitarbeiter erreichbar und benutzbar sind. Daneben stehen dann Plattformen für Zusammenarbeit, strukturierte Informationen und Prozesse. Alles zusammen ist der digitale Arbeitsplatz, der je nach Rolle und Aufgabenbereich sehr unterschiedlich aussehen kann. Also weniger die eine große Plattform sondern verschiedene, sehr spezialisierte Anwendungen. Man könnte auch sagen, das Intranet der Zukunft “verappt”.

 

Frank WolfFrank Wolf ist Mitgründer und Geschäftsführer der Eyo MitarbeiterApp. Nach Stationen bei Accenture (Manager und Spezialist für Digitalisierung von Prozessen in der Automobilindustrie) und der T-Systems Multimedia Solutions (Bereichsleiter für Intranets und Social Collaboration) gründete er 2014 die EmployeeApp GmbH, die mit der Eyo MitarbeiterApp ein Produkt zur mobile internen Kommunikation entwickelt.

Der Beitrag ist im Newsletter FOKUS IK zum Thema Social Intranet erschienen.

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