Panorama

Vom Schreibtisch zum Digital Workplace

Zur erfolgreichen Einführung eines Digital Workplace sind nicht nur Technologien, Strategien und Prozesse, sondern auch Unternehmenskultur und Mitarbeiter in einem ganzheitlichen Ansatz zu betrachten.

Der Digital Workplace ist eine zentrale Kommunikations-, Kollaborations- und Informationsplattform. Für Unternehmen bietet der Digital Workplace somit in einem hoch diversifizierten, globalen Marktumfeld durch Vernetzung und Auftritt als globales Kollektiv enorme Chancen, Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Der Weg dorthin sollte – je nach dem Reifegrad vorhandener Intranet- bzw. Portallösungen – Schritt für Schritt in mehreren Evolutionsstufen erfolgen. Den Anfang stellt eine ausführliche Analyse des Status quo dar. Die Ergebnisse werden dazu genutzt, eine detaillierte Vision bzw. eine individuelle Roadmap zu entwickeln.

Ein konventionelles Intranet lässt sich in der ersten Stufe beispielsweise um einfache soziale Funktionen und Personalisierungsmöglichkeiten der Inhalte erweitern. Die nächste Ausbaustufe kann bereits eine Vorstufe zum Digital Workplace bilden, etwa durch Funktionen für Social Collaboration, eine übergreifende Suche und die Integration von Prozessen und Anwendungen. Der umfassende Digital Workplace als finale Stufe bietet dann einen ganzheitlichen Ansatz, der auf einer veränderten Unternehmenskultur, einer flexibel anpassbaren Organisationsstruktur und hoher Mitarbeiterakzeptanz fußt.

Dieses stufenweise Vorgehen empfiehlt sich, um die Mitarbeiter nach und nach an die neue Arbeitswelt zu gewöhnen und nicht zu überfordern. Darüber hinaus lassen sich die Investitionen und der Ressourcenbedarf über einen größeren Zeitraum verteilen und die Projektrisiken minimieren.

Effiziente Einführung in drei Aktivitätenströmen

Neben einer klaren Einführungsstrategie lassen sich alle notwendigen Aktivitäten bei der Einführung eines Digital Workplace in drei logische Ströme gruppieren:

1. Technologie
Hierzu gehören sämtliche Aktivitäten rund um die technische Realisierung der Lösung, z.B. der Aufbau einer passenden IT-Infrastruktur, die Entwicklung und Einführung von Software etc. Die Wirkung dieser Aktivitäten ist bereits nach kürzester Zeit spürbar.

2. User Experience (UX): Mensch & Unternehmenskultur
Zu den Aktivitäten im Umfeld User Experience zählen alle Maßnahmen, die sich mit den Inhalten und dem Look & Feel des Systems beschäftigen. Alle Aktivitäten rund um die nutzerzentrierte Konzeption und Vorgehensweise werden hier gebündelt. Das Design wird unter Berücksichtigung von Usability, intuitiver Anwendung und der Corporate Design-Richtlinien erstellt. Darüber hinaus wird die Art und Weise der Informationsablage definiert.

In diesen Bereich gehören zudem alle Aktivitäten, die mit den Change-Prozessen innerhalb des Unternehmens zusammenhängen und eine hohe Akzeptanz des Digital Workplace erzeugen U.a. ein Erwartungsmanagement, das den Mitarbeitern die Ziele und Vorteile des neuen Ansatzes vermittelt. Je nach Aktivität zeigt sich die Wirkung dieser Maßnahmen kurz- bis mittelfristig.

3. Prozesse: Business & Strategie
Hierzu gehören sämtliche Maßnahmen hinsichtlich Prozesse, Aktivitäten und Strategien im Unternehmen, wie z.B. die Definition funktionaler Anforderungen, Justierungen an der Organisationstruktur sowie die Einbeziehung und ggf. Anpassung der Strategie. Die Wirkung dieser Aktivitäten kommt in der Regel erst nach einem längeren Zeitraum zum tragen.

Während die technologischen Aspekte vergleichsweise einfach zu realisieren sind, steigert sich die Komplexität der Aktivitäten in den beiden anderen Strömen zunehmend. Change Management und die Feinjustierung der Organisationsstruktur und Unternehmensstrategie stellen die höchsten Herausforderungen dar und erfordern eine tiefgehende Expertise der durchführenden Personen.

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Die drei Aktivitätenströme bei der Einführung des Digital Workplace

Schlüsselfaktor Mitarbeiterakzeptanz

Der Erfolg eines Digital Workplace hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Benutzer ab. Aus diesem Grund ist bei der Konzeption ein stark nutzerzentriertes Vorgehen zu empfehlen, das alle Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigt. Dabei werden z.B. wichtige Benutzergruppen innerhalb des Unternehmens identifiziert und deren Wünsche und Anforderungen an eine spätere Lösung erhoben („Persona-Analyse“). Basierend darauf werden Anwendungsfälle abgeleitet, die konkrete Anforderungen der Mitarbeiter beschreiben und zur Konzeption von Oberflächen und Prozessen verwendet werden können.

Change Management ist Pflicht

Zu einer effizienten Nutzung des Digital Workplace trägt auch ein mittelfristiger Wandel in der Unternehmenskultur bei. Allen Mitarbeitern im Unternehmen sollte Sinn und Nutzen des Digital Workplace bewusst sein. Darüber hinaus erfordern das Teilen von Know-how und Informationen mehr Offenheit, Vertrauen und eine Fehlertoleranz des Managements. Dieser Change-Prozess ist zwar nicht adhoc zu realisieren, muss jedoch während der Einführung des Digital Workplace vorgedacht und initiiert werden.

 

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Björn Adam

Björn Adam verantwortet bei btexx den Bereich Intranet. Er berät Kunden u.a. bei der Konzeption von Intranets und Unternehmensportalen.