Panorama

Social Intranet mit SharePoint

Einige Unternehmen sind bereits damit erfolgreich, viele wissen noch gar nicht, was es für sie bringen soll: ein Social Intranet. SharePoint 2013 bringt neue Funktionen mit, die den Einsatz von Social Tools in Unternehmen erleichtern können.

„Social Intranet“ ist eines der Schlagwörter, das die Hoffnung von Kommunikationsverantwortlichen schürt, aus einem Intranet Mehrwerte wie Schnelligkeit, Transparenz, Mitarbeiterzufriedenheit und nicht zuletzt auch Kosteneinsparungen zu generieren. Microsoft hat mit SharePoint 2010 bereits gezeigt, dass der „Social“-Trend erkannt wurde und brachte Blogs, Wikis, Ratings, Kommentarfunktionalitäten sowie eine persönliche MySite mit. Ein „internes Facebook“ konnte damit aber noch nicht ohne Zusatztools erstellt werden. Das ändert sich mit der neuen Version SharePoint 2013. Diese ergänzt die Plattform mit einigen Funktionalitäten, die eine soziale Zusammenarbeit deutlich erleichtern: einem Community-Site Template, einem persönlichen Activity-Stream, neuen Like/Feedbackfunktionalitäten sowie einem Punktesammelsystem für Anerkennung und Motivation.

Die „Social“-Funktionalitäten von SharePoint 2013

Die neue MySite und der Activity-Stream

Die Funktionalitäten der MySite wurden im Vergleich zu SharePoint 2010 deutlich erweitert. So ist es in der neuen Version möglich, adressierte Posts an Personen sowie private Nachrichten zu senden. Der Activity-Stream wird in Social Intrants zum zentralen Einstiegspunkt jedes Mitarbeiters. Dieser wird dort über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informiert und erhält einen schnellen Überblick über Aktuelles aus seiner Arbeitswelt. Jeder Nutzer kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos veröffentlichen und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren. Der neue Activity-Stream lehnt sich funktional stark an Facebook und Twitter an und bietet vergleichbare Funktionen wie #” als Schlagwortmarkierung und “@” als Personenmarkierung und -adressierung.

MySite

Das Community-Site-Template und Reputationssystem

Mit dem neuen „Community-Site“-Template wurde die Zusammenarbeit in Communities stark optimiert. Im Mittelpunkt der Community-Site stehen eine Diskussionsliste und der aktuell angemeldete Anwender. Der Anwender sieht immer seine aktuelle Anzahl an Beiträgen, Antworten, deren Bewertung und den eigenen Reputationsstand. Beteiligte Akteure können ihre Inhalte gegenseitig bewerten und anhand einer definierten Bewertungsskala verschiedene Bewertungsrankings durchlaufen. So kann eine echte Social Community aufgebaut werden, in der Mitarbeiter schnell und einfach kommunizieren und Dokumente austauschen können.

Mitarbeiter streben danach ein positives Feedback über ihre Arbeit zu erhalten. Dieses gibt Bestätigung und Motivation für das eigene Handeln und ist in einem Social Intranet durch einfache Ratingfunktionalitäten oder auch ein Belohnungs-Punktesystem umsetzbar. In SharePoint 2013 steht ein Reputationssystem zur Verfügung, das vom Verantwortlichen der Seite gepflegt werden kann. Bewertungsmöglichkeiten und die verschiedenen Stufen eines auf Punkte basierenden Reputationssystems können eingestellt werden.

Mobile Ansichten

Das Thema „Mobile“ hat mit den sogenannten „Device Channels“ erstmals Einzug in die SharePoint-Welt genommen. In SharePoint 2013 können damit eigenständige Designs (Master Pages, CSS etc.) für einen definierten Browser bereitgestellt werden. So kann die Anzeige einer SharePoint-Seite für verschiedene Geräte (z.B. IOS, Android, Blackberry) gesteuert werden. So können Mitarbeiter auch außerhalb des Firmenintranets Zugriff auf ihre SharePoint-Plattform erhalten und aktiv am Social Intranet partizipieren.

Fazit

Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet ins Leben rufen, nur weil dies gerade der Trend ist. Unter Beteiligung der Endanwender und Fachabteilungen ist vor Projektstart genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle sich durch Social Tools unterstützen und optimieren lassen. Nur wenn Social Tools den Arbeitsprozess erleichtern, werden Mitarbeiter zur Nutzung motiviert. Dabei wird schnell klar, dass die Technologie beim diesem Thema nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dennoch bietet eine stabile technologische Plattform wie SharePoint bereits viele Standardfunktionalitäten, die den Aufbau eines Social Intranets vereinfachen. Zudem kommt es darauf an, dass die Softwarelösung leicht bedienbar und integrierbar ist. Der Buchtitel von Steve Krug „Don’t make me think“ (=„Lass mich nicht nachdenken müssen“) sollte die Maxime zur Entwicklung von Social Intranets sein. Umso schneller der Nutzer erkennt, was tun muss, um an sein Ziel zu kommen, umso besser wird er das Intranet akzeptieren. Für einen langfristigen Erfolg eines Social Intranets bedarf es einer konsequenten Umstellung der Unternehmensprozesse und einer Kultur, die auf Vertrauen und Informationstransparenz setzt.

 

Stefanie Eckart, EckartDipl. Germ./Journ., ist Communication & Marketing Manager bei der IPI GmbH. Sie befasst sich primär mit den Themen Social Business und Innovationsmanagement mit Fokus auf Microsoft SharePoint.

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