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Social Collaboration für Unternehmen

Die Globalisierung verändert die Wirtschaftswelt. Unternehmen müssen über klassische Prozesse und Projektarbeit hinausdenken und Potentiale bei der Vernetzung ihrer Mitarbeiter besser nutzen.

Zum Ende des vergangenen Jahrhunderts erreichte die Wirtschaft große Fortschritte im Bereich der Effizienzsteigerung. Getrieben war dies durch eine zunehmende Konkurrenz, in der die Unternehmensgröße Produktions- und Kostenvorteile gewährte. Grundlage für die Effizienzsteigerung ist der Taylorismus, das von Frederick Taylor vor über hundert Jahren begründete Prinzip der Prozesssteuerung von Arbeitsabläufen. Die Prozesskette kann Entscheidungsweichen haben, aber Ablauf und Beteiligte stehen fest. Dieses Prinzip hat sich im Industriezeitalter bewährt.

Veränderte Märkte und Arbeitswelt

Inzwischen beträgt der Anteil des Industriesektors am Bruttoinlandsprodukt Deutschlands nur noch 31 Prozent. Unsere Dienstleistungs- und Wissensgesellschaft dominiert die Wirtschaft. Die Steuerung vieler Unternehmen erfolgt aber weiterhin mit dem Taylorismus. In heutigen Märkten lässt sich ein Vorsprung immer weniger über eine Steigerung der Effizienz erreichen, da die Prozesse überall optimiert sind. Gleichzeitig ist die Zyklusdauer von Produkten, Dienstleistungen und Geschäftsmodellen drastisch verringert.

Die klassische Zusammenarbeit im Unternehmen orientiert sich an der Projektarbeit mit Planung, Ausführung und Abschluss. Oft jedoch werden diese Zusammenarbeiten so komplex, dass das Ergebnis kaum wie ursprünglich geplant aussieht. Gleichzeitig nehmen Ad-hoc-Aufgaben und -Projekte mit ständigen Veränderungen und neuen Anforderungen zu. Selbst bei kleineren Aufgaben werden das Know-how und die Mitarbeit von anderen Mitarbeitern erforderlich. Auch kleine Unternehmen sehen sich plötzlich Konkurrenten aus anderen Kontinenten und aus gänzlich anderen Wirtschaftsbereichen ausgesetzt.

Flexibilität

Die Anforderungen an die Arbeitswelt verändern sich hin zu flexibleren Strukturen, zu vermehrter Projektarbeit über Standorte hinweg und zu Unternehmenskooperationen. Dies erfordert von den Unternehmen eine neue Art des Arbeitens. Im Bereich der Routinetätigkeiten sind nach wie vor Hierarchien und Prozesse gefragt. Wenn es jedoch um Anpassungsfähigkeit und Kreativität geht, benötigen Unternehmen und ihre Mitarbeiter Netzwerkfähigkeiten.

Social Collaboration stellt eine Antwort auf diese veränderte Wirtschafts- und Arbeitswelt dar. Sie ermöglicht die flexible und zielorientierte Zusammenarbeit, um einerseits schnell zu reagieren und andererseits implizites Wissen zu generieren. Die Zielausprägungen entwickeln sich teilweise während der Kollaboration, da das Netzwerk Veränderungen in der Umwelt und weitergehende Möglichkeiten erkennt. Bereits während der Zusammenarbeit kann sich die Zusammensetzung der beteiligten Abteilungen und Personen ändern. Dies führt zu einem dynamischeren Unternehmen. Doch Social Collaboration erfordert einen zielorientierten Einsatz. Beispiele für Zielsetzungen bei Social Collaboration sind ein verbesserter Zugang zu Information und Wissen, die Erhöhung von Produktivität und Teamleistung sowie die Erhöhung von Agilität und Innovationsfähigkeit.

Social Collaboration ist ein Rahmengerüst für die Erreichung von Zielen und die Erfüllung von Aufgaben und Projekten. Die Basis sind eine Infrastruktur und die Konnektivität mit anderen Systemen. Elemente wie Profile und Dashboards dienen der Vernetzung, wobei nur eine einfache Benutzbarkeit, insbesondere mit Mobilgeräten, Akzeptanz schafft. Auch die Verwaltung erfolgt innerhalb der Social Collaboration und nicht abseits durch eine zentrale Stelle. Die eigentliche Zusammenarbeit erfolgt mittels fließender Kommunikation. Erst die Gesamtheit dieses Frameworks sorgt für ein flexibles Netzwerk, das umgehend auf Veränderungen reagieren und selbst Impulse setzen kann.

Herausforderungen

Wenn im Rahmen der Social Collaboration abteilungs- und hierarchieübergreifend kommuniziert und Wissen erzeugt wird, so müssen Führungskräfte und Mitarbeiter sich neuen Herausforderungen stellen. Die Führung muss weit mehr über Dialog als über klassische Wasserfallkommunikation steuern. Eine “Distance Leadership” muss führen, auch wenn Mitarbeiter ständig in mehreren Projekten für andere Abteilungen arbeiten oder sogar an anderen Standorten sitzen. Dabei kann es sich um eigene Mitarbeiter, freie Mitarbeiter oder Mitarbeiter von Auftragnehmern sowie kooperierenden Unternehmen handeln. Social Collaboration kann Machtsilos in Unternehmen ins Schwanken bringen. Doch reine Wissensmacht wird ergänzt durch die Fähigkeit, Wissen im Netzwerk zu generieren und Reputation aufzubauen. Workshops und Richtlinien zum Umgang miteinander oder zu Fragen wie der Vertraulichkeit wirken Verunsicherungen bei Führungskräften und Mitarbeitern entgegen. Social Collaboration erfordert zwar Software, doch sie darf nicht als isoliertes Softwareprojekt gesehen werden.

Eine strukturierte Einführung von Social Collaboration berücksichtigt diese Herausforderungen und verschafft dem Unternehmen eine solide Anpassungsfähigkeit in einem veränderten Marktumfeld.

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Frank Hamm

Frank Hamm unterstützt Unternehmen als Berater bei der Optimierung ihrer Kommunikation und dem Aufbau zeitgemäßer Kollaborationsformen.