BlogPanorama

Was macht man eigentlich, wenn man Social Business macht?

Die glückliche Idee Wikis und Blogs auch innerhalb von Unternehmen einzusetzen wurde seinerzeit begleitet von einer zweiten Idee, die aus heutiger Sicht nicht so glücklich war. Weil die neuen Tools aus dem Web durch ihre Einfachheit und Offenheit so wenige Vorgaben machen, sollten Nutzer selbst herausfinden und entscheiden wie die Nutzung im Unternehmen genau aussehen sollte. Den meisten Arbeitnehmern ist in ihrer oft voll gepackten Arbeitszeit jedoch nicht nach Experimentieren zumute. Viele Social-Intranet-Plattformen in den Unternehmen hatten und haben deshalb massive Probleme dauerhaft ihre Nutzer zu finden und damit für den betrieblichen Alltag irgendeine Relevanz zu erlangen.

Wer heute Social-Business-Projekte plant, muss sich frühzeitig die Frage stellen, was genau die Nutzer mit der Plattform anstellen sollen und warum jeder einzelne Nutzer für sich selbst genug Motivation finden wird, das auch zu tun. Wir wollen im Folgenden die aus unserer Sicht wichtigsten übergreifenden Anwendungsfälle für Social Business im Unternehmen kurz vorstellen und bewerten.

Information + offizielle Kommunikation

Man könnte diesen Anwendungsfall auch „Modernes Intranet“ nennen. Es geht um offizielle, aber auch dezentrale Informationen, die für größere Zielgruppen veröffentlicht werden. Das ist erst mal nichts Neues. Neu ist der Anspruch möglichst authentisch zu sein, durch eine natürliche Sprache, mehr Bilder – am besten Videos. Ebenfalls neu ist der Rückkanal durch Kommentare oder Bewertungen – eine erste Form des Dialoges im Intranet. Die einfachen Tools erlauben mehr dezentrale „Gelegenheitsredakteure“, die unbedingt gefördert werden sollten – Relevanz und Aktualität sind wichtiger als perfektes Layout.

Ein modernes Intranet produziert aktuellere und authentischere Informationen und kann diese dann auch noch je nach Zielgruppe personalisiert zusammenstellen. Wenn es gut läuft, erhält man nicht nur besser informierte Mitarbeiter, sondern auch besser motivierte Mitarbeiter, weil Strategien und Entscheidungen aktuell, verständlich und glaubwürdig transportiert werden.

Zusammenarbeit

Hier geht es um die verbindliche Zusammenarbeit in Projekten oder Prozessen, die Grenze zwischen beiden kann fließend verlaufen. Die beteiligten Mitarbeiter sind meist klar umrissen. Es werden zusammen Inhalte erstellt, geteilt und diskutiert. Auch unstrukturierte Prozesse lassen sich schlank und flexibel abwickeln. Das ging alles auch schon früher, aber die neuen Tools sind nicht nur wesentlich einfacher in der Nutzung, sondern kommen auch mit praktischen Ideen, wie Microblogs, zur Projektdokumentation oder einem integrierten Aufgabenmanagement.

Das Resultat sind virtuelle Projekträume, die zum ersten Mal wirklich die Chance bieten, die vielen E-Mails in der Projektarbeit zu reduzieren und effizienter zu kommunizieren. Neue Mitarbeiter können sich so auch schneller einarbeiten, denn kritische Informationen liegen nicht verteilt in unzähligen E-Mail-Fächern, sondern an einer Stelle im zentralen virtuellen Projektraum.

Persönliches Informationsmanagement

 Wissensarbeiter sind oft in verschiedensten Projekten und Aufgaben unterwegs und haben deshalb umfangreiche Ansprüche an ihre persönliche Arbeitsumgebung: Aufgaben und Termine verwalten, eigene Dokumente und Inhalte ablegen sowie fremde Inhalte und Ansprechpartner finden. Dazu kommt die direkte Kommunikation über Instant Message, Mail oder Telefon. Das ist alles nicht neu, wird aber durch Social-Business-Anwendungen viel besser unterstützt. So können Experten außerhalb des eigenen Netzwerks über Kompetenzen und die von ihnen erstellten Inhalte gefunden werden. Das Resultat sind im Idealfall Wissensarbeiter, die schnell auf das gesamte Wissen des Unternehmens und die Erfahrung aller Mitarbeiter zugreifen können.

 Interne Communities

Dieser Anwendungsfall wird meist als erstes mit Social-Business-Plattformen in Verbindung gebracht. Communities sind eher lose Austauschgruppen, die unabhängig von organisatorischen Strukturen existieren. Viele Anwendungsmöglichkeiten wie z.B. Ideenmanagement, Frage an die Organisation oder Experten-Communities sind denkbar. Die Teilnahme basiert vor allem auf intrinsischer Motivation, denn das Engagement in Communities ist meist nicht Teil der Stellenbeschreibung oder einer persönlichen Zielvereinbarung. Leider ist die Planbarkeit und nachhaltige Umsetzbarkeit dieses Anwendungsfalls sehr schwierig. Das liegt in der Natur der Sache, denn die Freiwilligkeit und Unverbindlichkeit tritt bei den meisten Mitarbeitern nach einer ersten Euphorie sehr schnell in Konkurrenz zu den eigentlichen persönlichen Aufgaben und Zielen. Viele Unternehmen versuchen dem mit einem intensiven und sehr aufwendigen Community Management entgegenzuwirken, aber es stellt sich die Frage, ob das Kosten/Nutzen-Verhältnis diesen Invest nachhaltig rechtfertigt.

 Fazit

Der unverbindliche Anwendungsfall “Interne Communities” wird in der Planung von Social Business Initiativen oft überschätzt und leider in den Mittelpunkt der Kommunikation platziert. Die anderen dargestellten Anwendungsfälle haben mehr Nutzenpotenzial und sind nachhaltig besser umsetzbar, werden aber noch zu sehr vernachlässigt oder frühzeitig aus dem Scope genommen. Mindestens einer der beiden Anwendungsfälle “Information und offizielle Kommunikation” oder “Zusammenarbeit” sollte die Basis einer Social-Business-Anwendung im Unternehmen bilden.

 

 

WolfFrank Wolf ist Principal Consultant für Intranet- und Collaboration Lösungen bei der T-Systems Multimedia Solutions GmbH.

 

 

 

 

 

LindenhahnSven Lindenhahn ist Social Business Consultant bei der T-Systems Multimedia Solutions GmbH. Zu seinen Aufgaben zählt die Beratung, Konzeption und Projektleitung bei Social-Intranet- und Collaboration-Projekten.

 

 

 

 

Der Beitrag ist im Themenheft FOKUS IK zum Thema Change erschienen.

Previous post

Evernote mit neuer Funktion „Work Chat“

Next post

INTRAversität, (Vor-)Lesung 3: Inspirationen – Neue Möglichkeiten für Kommunikation und Zusammenarbeit