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Intranet Performance Cockpit: Doppelinterview

Wie wird der Wertbeitrag eines Social Intranets sichtbar? Mit dem Intranet Performance Cockpit von LAUTENBACH SASS und HIRSCHTEC steht Unternehmen ein am Markt neuartiges und wirksames Instrument für die Erfolgsbewertung ihrer Plattform zur Verfügung. Im Interview verraten Lutz Hirsch, Geschäftsführender Gesellschafter von HIRSCHTEC und Jan Sass, Gründer und Partner von LAUTENBACH SASS, unter anderem wie das neue Reporting-Tool den Einfluss des Social Intranets auf den Geschäftserfolg messbar macht.

Wie würden Sie ihr gemeinsames Angebot kurz zusammenfassen, und wozu haben Sie es entwickelt?

Sass: LAUTENBACH SASS und HIRSCHTEC bringen ihre jeweilige Expertise im Kommunikations-Controlling und in der Konzeption und Umsetzung von Social Intranets zusammen. Mit der Verbindung dieses Know-hows bündeln wir ein Angebot zur Steuerung, Bewertung und praktischen Verbesserung dieses Instruments. Ein solches Angebot zur strategischen Zielbestimmung und Erfolgsbewertung von Social Intranets gibt es im Markt bisher nicht.

Hirsch: Wir bei HIRSCHTEC wollen leistungsstarke Intranets bauen und gestalten, die technologisch ausgereift sind und gleichzeitig auf hohe Nutzerakzeptanz stoßen. Wesentliche Voraussetzung dafür ist es, die Architektur, Angebote und Inhalte stets weiterzuentwickeln und einen Wertbeitrag für das Unternehmen aufzuzeigen. Damit Kommunikationsmanager das nicht im Blindflug erledigen müssen, gibt es jetzt das Intranet Performance Cockpit. Wir freuen uns, mit LAUTENBACH SASS hierfür den bestmöglichen Partner gewonnen zu haben, der unsere Intranet-Expertise optimal ergänzt.

Wie kann ein Kommunikationsmanager durch Ihr Angebot sein Standing verbessern? Warum noch ein Reporting-Tool mehr im Portfolio?

Sass: Durch die Digitalisierung von Geschäftsmodellen ist interne Kommunikation viel näher an die Wertschöpfung herangerückt. Innovationskraft, Lernbereitschaft und die Fähigkeit zur internen und externen Zusammenarbeit werden zukünftig die Marktposition von Unternehmen maßgeblich bestimmen. Dementsprechend hoch ist auch die Bereitschaft des Managements, Vernetzungen zu unterstützen und in Social Collaboration-Tools zu investieren. Und wer das tut, möchte gerade beim Social Intranet wissen, welche Wirkungen die Investitionen erzielen und wie der Geschäftserfolg beeinflusst wird. Die Scorecard und das Cockpit zum Social Intranet unterstützen den verantwortlichen Kommunikationsmanager in seiner Rolle als Business Partner.

Hirsch: Mitarbeiter und vor allem Digital Natives merken schnell, wenn zwischen der Außendarstellung und Inszenierung der Arbeitgebermarke auf der einen und den Arbeitsbedingungen auf der anderen Seite eine Lücke klafft. Kommunikationsmanager, die aufzeigen können, dass sie durch ihr Intranet eben diese Lücke schließen und dadurch zum Gelingen des Digitalisierungsprozesses substanziell beitragen, verbessern ihre Position im Unternehmen erheblich und nachhaltig. Bisher wird der Erfolg der internen Plattform auch noch gar nicht strukturiert untersucht. Mit unserer Scorecard werden wir auch bestehende Analysen einbinden und anreichern. Es ist also nicht ein weiteres Tool, sondern erstmalig eines, das Licht ins Dunkel der Intranet-Nutzung bringt.

Warum sollten sich Kommunikationsmanager ausgerechnet über das Thema Intranet der Schlüsselfrage „digitale Reife der Organisation“ nähern?

Hirsch: Ein modernes Intranet ist weit mehr als eine digitale Mitarbeiterzeitung. Es bringt die relevanten Informationen an die richtigen Stellen des Unternehmens. Die digitale Reife eines Unternehmens zeigt sich uns immer wieder darin, ob Kollaboration, Networking und Informationsverteilung im Intranet nahtlos ineinandergreifen. Nur so werden Abläufe intern beschleunigt und der oft gewünschte Wissensaustausch gefördert. Kommunikationsmanager können hier eine zentrale Rolle einnehmen und diese Abläufe orchestrieren.

Sass: Digitale Reife definiert sich nicht zuletzt durch Wissensaustausch und Kooperationsbereitschaft. Und Social Intranets sind das Herzstück der digitalen Transformation von Unternehmen. Hier ist zu beobachten, wie sich das Informations- und Kommunikationsverhalten der Mitarbeiter entwickelt, hier entscheidet sich wesentlich, wie wettbewerbsfähig die Organisation in der Zukunft sein wird. Das ist Grund genug, um dieses Instrument planvoll zu steuern und zu bewerten.

KPI-Dashboards/Tracking-Tools für Online-Plattformen gibt es bereits wie Sand am Meer. Warum bieten Sie jetzt ein weiteres Angebot, worin unterscheiden Sie sich?

Sass: Tracking-Tools verwenden meist rein operative Daten. Das führt zu einer Vielzahl von Kennzahlen, die für das Management irrelevant sind. Dagegen ist es wichtig, die wesentlichen Werttreiber für ein erfolgreiches Social Intranet zu identifizieren und zwar in einem gegebenen Unternehmenskontext. Dazu sind geeignete Messpunkte zu finden, welche die Leistung und Wirkung des Intranets betreffen. Und schließlich sollten diese Kerndaten so aufbereitet und kommentiert werden, dass Entscheider etwas damit anfangen können.

Hirsch: Es geht weniger um ein Dashboard oder die Zahlen, als darum, die Zahlen zum Sprechen zu bringen. Wir wollen einen Prozess in Gang bringen: Moderne Intranets leisten einen Beitrag für den unternehmerischen Erfolg von Unternehmen und Organisationen. Diesen Beitrag wollen wir sichtbar machen und aufzeigen, dass mit einem Intranet die Digitale Transformation einfacher und zielgerichteter verläuft als ohne. So etwas leistet kein klassisches Tracking-Tool.

Datenschutz und rigide Vorgaben durch die Mitbestimmungsgremien: Glauben Sie ernsthaft, dass Sie aussagekräftige Intranet-Nutzungsdaten der Unternehmen erheben dürfen?

Hirsch: Natürlich. Auch die genannten Gremien haben ein Interesse daran, Teilhabe, Transparenz und Informationsflüsse für die Mitarbeitenden stetig zu verbessern. Wenn dabei auch Schmerzpunkte erkannt werden können, an denen ein Unternehmen anschließend umso gezielter arbeiten kann und gleichzeitig sämtliche Nutzerrrechte gewahrt bleiben, stützt das auch die Arbeit dieser Instanzen.

Sass: Die Daten bleiben anonym und können nicht auf einzelne Mitarbeiter bezogen werden. Insofern bin ich sicher, dass die Erhebung aussagekräftiger Daten gut mit bestehenden Regularien vereinbar ist.

Viele Intranets leiden unter mangelnder Akzeptanz und Beteiligung der Nutzer. Was wollen Sie da überhaupt messen und steuern? Sollte ein Kommunikationsmanager nicht alle seine Kraft in die Aktivierung statt in die Performance-Messung stecken?

Sass: Genau das ist zu bewerten: Wie sich die Beteiligung und Akzeptanz der Nutzer entwickeln. Dazu kommen weitere Messgrößen, die sich auf Voraussetzungen und Folgen davon beziehen. Der Aufwand dafür bleibt im Verhältnis zum Nutzen sehr überschaubar. Wir gestalten die Bewertung des Social Intranets pragmatisch, aber strategiebezogen – mit den Daten und Kommentaren kann der Kommunikationsmanager das Instrument viel effektiver steuern und die Managementakzeptanz erhöhen.

Hirsch: Die Performance-Messung dient ja gerade der Aktivierung. Ziel ist es nicht, sich durch einige Kennzahlen vor seinem Management zu rechtfertigen und ins rechte Licht zu rücken. Ziel ist es, die Informationsangebote Stück für Stück und immer weiter zu optimieren: Was honorieren die Mitarbeiter durch Nutzung und Interaktion? Welche Themen bewegen sie, wo besteht weiterer Klärungsbedarf? Wer diese Fragen durch systematische Auswertung beantwortet, hat einen wertvollen Seismographen, ein effektives Themenradar und wertet sein Kommunikationsmedium Intranet zu einem strategischen Führungsinstrument auf.

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Lutz Hirsch

Lutz Hirsch ist Executive Partner bei HIRSCHTEC und seit 1996 in der IT- und Internetbranche aktiv. Nach Stationen bei d.d. synergy (Bereichsleiter Intranet/Groupware) und der IBM Global Services (Principal Consultant) gründete er 2003 die Firma HIRSCHTEC Infoarchitects. 2009 wurde ihm ein Lehrauftrag der FH Brandenburg im Fachbereich Wirtschaftsinformatik zum Thema „Web 2.0 in der Unternehmenspraxis“ erteilt. Lutz Hirsch ist Mitglied des Information Architecture Institute. Außerdem sitzt er seit Oktober 2010 im Aufsichtsrat der HanseSafe AG.