Aus der Praxis

Eines für alle – Das neue Vitos Net

Seit kurzem nutzen die Vitos-Kliniken ein konzernübergreifendes Intranet – „Vitos Net“. Eines für alle, mit Hilfe dessen sich die einzelnen Bereiche miteinander vernetzen und sich Fachexperten leichter finden.

Die Wurzeln der modernen medizinischen Betreuung psychisch Kranker reichen bis in das 16. Jahrhundert zurück. Bereits 1533 gründete Landgraf Philipp in Hessen die so genannten Hohen Hospitäler. Nachfolger sind die Vitos-Kliniken, die heute als Vorreiter gelten, wenn es um den Einsatz neuer IT-Technologien geht. Unter dem Dach der Vitos GmbH befinden sich seit 2008 zwölf gemeinnützige Unternehmen an 60 Standorten in Hessen. Vor der Unternehmensgründung kamen bereits klassische Intranet-Lösungen zum Einsatz. Doch diese besaßen keinerlei Funktionen für einen konzernweiten Austausch und eine Kollaboration mit Kollegen.

Startschuss mit einem starken Partner

Vitos wagte den Neubeginn und begab sich 2012 auf die Suche nach einem geeigneten IT-Spezialisten. Angesichts der hohen Mitarbeiterzahl ist das Thema Lizenzen dabei kein unerheblicher Kostenfaktor. Aus diesem Grund war es dem Unternehmen wichtig, dass die Lösung auf einer Open-Source-Technologie basiert, durch die keine Ausgaben für Lizenzen anfallen. Darüber hinaus sollte sie von der internen IT-Abteilung selbst administriert und weiterentwickelt werden können. Die T-Systems Multimedia Solutions GmbH (kurz T-Systems MMS) konnte Vitos schließlich mit seinem Intranet-Konzept überzeugen. Bei der Implementierung setzte T-Systems MMS von Anfang an auf die Open Source Technologie Drupal. Als Schnittstelle zwischen Web Content Management und Collaboration-Funktionalität bildet das Framework Drupal die Basis für eine umfassende Social-Intranet-Lösung. Dabei werden Elemente des klassischen Intranets mit Enterprise-2.0-Funktionen wie Blogs, Gruppen- und Projekträumen, Kommentarfunktionen, Netzwerke und Profile verknüpft. Das Grundgerüst der Lösung lässt sich leicht durch eine Vielzahl an Modulen erweitern. Im Gegensatz zu anderen Content-Management-Systemen verfügt Drupal über eine Vielzahl an Funktionen, mit Hilfe welcher Nutzer miteinander kommunizieren, interagieren und dadurch effektiver zusammenarbeiten können.

 

Eintritt ins Intranet leicht gemacht

Personalisierte Vitos Net Startseite

Sobald die Implementierung abgeschlossen war, wählte man aus dem Kreis der Mitarbeiter so genannte Gesellschaftsadministratoren und Key User. Im Rahmen einer Key-User-Schulung wurde ihnen das System erläutert. Im Anschluss daran prüfte eine Gruppe von ausgewählten Mitarbeitern das neue Intranet auf Herz und Nieren. So ließen sich auftretende Probleme rasch erkennen und beheben. Nach dem Go-Live informierte Vitos schließlich alle Angestellten über offene Infoveranstaltungen und interne Kommunikationsplattformen wie Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften über das neue konzernweite Intranet. Eine gezielte Kommunikation in den Konzern erfolgte auch bereits während der Projektphase. Umfangreiche Schulungen waren für das leicht zu bedienende Intranet nicht nötig. „Vitos Net ist sehr intuitiv zu bedienen. Immer häufiger greifen Angestellte darauf zu, um Informationen abzurufen und zu kommentieren“, sagt Martina Garg, Leitung Konzernkommunikation und Marketing bei der Vitos GmbH. „Besonders die konzernübergreifend agierenden Projektgruppen profitieren von dieser Vernetzung.“

Bessere Vernetzung für Projektteams

Geschlossener Projektraum (Dokumentenablage)

Vor der Einführung von Vitos Net nutzten die einzelnen Projektgruppen die Cloud-Lösung Projectplace. Diese Software diente vor allem als gemeinsame Ablage für Dateien konzernweiter Projekte. Heute nutzen die Teams Filedepot, ein modularer Dokumentenmanagement-Bestandteil von Drupal. Die Projektgruppen profitieren hier von der Tatsache, dass die Daten nun direkt auf dem Vitos Server liegen und es keine Begrenzung aufgrund von Lizenzen in der Zahl der User gibt. Über Steckbriefe lassen sich die wichtigsten Informationen zum Projekt übersichtlich und für alle einsehbar zusammenfassen. Die einzelnen Daten sind im Anschluss jedoch nur für die Mitglieder einer Gruppe bzw. Projektteams sichtbar. Über diese Semitransparenz bleiben alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand, ohne dass sensible Daten in falsche Hände geraten. „Die Plattform lässt das Unternehmen spürbar näher zusammenrücken“, meint Martina Garg. „Über eine personalisierte Startseite stehen jedem Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten Informationen zur Verfügung. Die enthaltenen Beiträge und Kommentarfunktionen fördern einen intensiven Meinungs- und Wissensaustausch. Nicht authentifizierten Nutzern wird eine andere Startseite angeboten, um den schnellen Zugang zu Informationen an nicht personenbezogenen Stationsrechnern im Konzern zu ermöglichen. Durch detaillierte Mitarbeiterprofile können relevante Fachexperten rasch identifiziert und kontaktiert werden. In einer zweiten Phase werden wir das Intranet weiter ausbauen: Bald stehen den Mitarbeitern bei Vitos auch Foren, Blogs, Bildergalerien und ein digitales Schwarzes Brett zur Verfügung. Ein etwas verkleinertes Projektmanagement-Team wird in dieser zweiten Phase dafür sorgen, die neuen Funktionen zügig umzusetzen. Hierbei sind alle Mitarbeiter eingeladen, ihre Wünsche und Anregungen mit einzubringen.“

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Sven Lindenhahn

Sven Lindenhahn ist Social Business Consultant bei T-Systems Multimedia Solutions GmbH. Zu seinen Aufgaben zählen Beratung, Konzeption und Projektleitung bei Social-Intranet- und Collaboration-Projekten.