Panorama

Ein Intranet, gut durchdacht wie ein Musterhaus

Ein neues Intranet – das bedeutet Zeit, Geld und Ressourcen! Schön, wenn man ein State-of-the-art Intranet zu überschaubarem Mitteleinsatz hätte! Make or buy? „Stein-auf-Stein“ oder „Fertighaus“? Ein gedanklicher Spaziergang…

Wenn es um ein Intranet-Projekt geht, beginnt bereits in der Startphase das Dilemma des Projektleiters. Er weiß: Das angedachte Intranet soll zukunftsweisend, ansprechend, personalisiert sowie mehrsprachig und  funktionsreich sein. Der Start in den Tag soll mit ihm laufen – alle Wege sollen über die „zentrale Plattform für Arbeit und Zusammenarbeit“ führen. Die Fachabteilungen sind bei der Ausgestaltung involviert und deren Wünsche sollen umgesetzt werden. Fixer Going Live-Termin? Ja, klar! Fixes Budget? Auch klar.

Wenn die Wunschliste ein Rendezvous mit der Realität hat …

Im Rahmen von Workshops werden die Anforderungen identifiziert und priorisiert. Ist das Feinkonzept erst einmal erstellt, geht’s los mit der Entwicklung. Und dann passiert’s: „Irgendwie“ reicht das Budget bei all den Vorgaben nicht aus. Folge: Die Projektkosten steigen. Enddatum: Ist kommuniziert aber nicht haltbar. Gesetztes Budget: Komplett überschritten. Viele Funktionalitäten: Verschoben in „Phase 2“. Vorhandene Stimmung: Schlecht. Zu verantwortendes Projekt: Unter Druck! Lessons Learned: Reichhaltig!

Out-of-the-Box als Lösung des Problems

Ausgereifte All-in-one Intranets haben bereits die wichtigsten redaktionellen und kollaborativen Szenarien, Social Features und – im Idealfall – die optimalen Suchfunktionalitäten fertig abgebildet.

Gute Hersteller bieten das Ganze mehrsprachig, rollenbasiert und personalisierbar an. Kurz: Dank der einsatzfertigen Szenarien sind Projektmanager schneller in der Realisierungsphase, pünktlicher beim Roll Out und sicherer im Budget.

Ein Gang durchs „Musterhaus“

Lösungsanbieter versprechen viel, wenn es um ein neues IT-Produkt geht. Ein Intranet-Projektmanager möchte sich aber vorstellen können, wie ein Content Management System mit Social Funktionen, Wikis, übergreifender Suche, Anwendungen und mit einem neuen Frontend funktioniert – und zwar live und nicht in Form von Screenshots in PowerPoint. Gut ist hier ein Muster-Mitarbeiterportal, dass alle relevanten Szenarien praxisnah durchspielt.

Beispiele:

  • Die Startseite mit Bühnenkonzept & personalisierbaren Dashboards
  • News und Pressemeldungen (mit abonnierbaren Channels)
  • Bereichs-/Abteilungsvorstellungen
  • Unternehmenskalender & Events nach Standorten
  • Projekträume für die Zusammenarbeit in Teams und Abteilungen
  • Social Intranet: Netzwerke, Status, Folgen, …
  • Enterprise Search / Expert-Finder

Vorteil: Der Projektmanager sowie beteiligte Fachbereiche haben die Möglichkeit, sich ähnlich wie bei einer „Musterhaus-Begehung“, alles “vor Ort” anzuschauen, zu testen und direkt auf sich wirken zu lassen.

Was sollte es können – das fertige Intranet?

Wichtig ist in der Tat, sich gründlich zu informieren, wie ein All-in-One Intranet aufgebaut ist und welche Komponenten darin enthalten sind. Hier gilt natürlich: Qualität ist alles und erleichtert vieles.

Informations- und Newsportal: Zur Bearbeitung aller redaktionellen Szenarien sollte die Lösung ein hochwertiges Redaktionssystem beinhalten. Gerade, wenn es um Benutzerfreundlichkeit, Mehrsprachigkeit und das Handling über dezentrale Redaktionsteams geht, lohnt ein kritischer Blick auf diesen wesentlichen Bestandteil des Intranets.

Collaboration-Plattform: Die schnelle und projektbezogene Zusammenarbeit im Unternehmen sollte keine Zukunftsmusik sein. Hier gilt die Frage: Was wollen wir wie in welchen Konstellationen und Szenarien abgebildet wissen? Je ausgereifter die Lösung und je griffiger die Collaboration-Szenarien, umso besser.

Personalisiertes Mitarbeiterportal: Nichts geht über die “persönliche Ansprache jedes einzelnen Mitarbeiters”. Über die Personalisierung sowie das Rollen- und Rechtekonzept im Intranet wird dieses abgebildet. Einen Schritt weiter geht ein Mitarbeiterportal dann, wenn es zusätzlich die wichtigsten Informationen und Anwendungen als Apps für das persönliche Dashboard anbietet. Das macht nicht nur Spaß, sondern führt auch zu einem effektiveren Arbeiten.

Suche: Geht es um das schnelle Auffinden von Informationen, Bildern, Dateien oder auf Personen im Intranet, ist eine gute Suche unabdingbar. Und wer sich in diesem Bereich auskennt, der weiß nur zu gut, dass Suche nicht gleich Suche ist. Ob Kontextsuche, Volltextsuche, Verknüpfungen oder automatisierte Begriffsergänzung. Ein Out-of-the-Box Intranet sollte darauf Antworten haben, sonst fällt einem exakt dieser Punkt immer wieder auf die Füße.

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Die Startseite: Übersichtlich und frei in der Zusammenstellung

Fazit

Wer ein funktionsreiches Intranet mit relevanten und zukunftsorientierten Technologien und Voraussetzungen sucht – der sollte über ein All-in-one Intranet nachdenken. Wer von Anfang an sein Intranet maßgeschneidert auf sein Unternehmen gestalten möchte – also eher ein Stein-auf-Stein Haus sucht – der sollte ein komplett individuelles Intranet-Projekt aufzusetzen und durchzuführen. Beide Varianten haben Ihre Vor- und Nachteile. Zu bedenken gilt: Ein Individualprojekt braucht Zeit und das dafür passende Budget inkl. Ressourcen und birgt höhere Risiken. Ob der deutlich höhere Einsatz dann auch das deutlich höhere Ergebnis bietet – das bleibt kritisch zu überdenken…

HeidThorsten Heid, Dipl. Wirtschaftsinformatiker, ist geschäftsführender Gesellschafter der Eschborner HLP GmbH und seit 1997 als Experte und Projektleiter rund um Portale mit Schwerpunkt Intranet tätig.

 

 

 

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