Panorama

Dosierter Change – Intranets schrittweise entwickeln

von Dr. Julian Bahrs (IPI)

Intranets werden häufig als „Big Bang“ gelauncht – dies ist jedoch nicht zu empfehlen. Eine Strategie für den nachhaltigen Erfolg ist hingegen eine sanfte Einführung und die daran anknüpfende schrittweise Evolution. Die Vision eines modernen Intranets hilft dabei, die Mitarbeiter für einen nachhaltigen Kulturwandel zu gewinnen.

Viele Intranet-Projektteams definieren für ihr Unternehmensportal ein strategisches Vision Statement. Dadurch wird ein Orientierungsrahmen sowohl für das Projektteam geschaffen als auch für die weiteren Mitarbeiter. Ist das vermittelte Leitbild stimmig, lassen sich dieAnwender bereitwilliger auf die anstehenden Veränderungen ein. Neue Technologien und Umstellungen der persönlichen Arbeitsgewohnheiten können somit einfacher im Unternehmen eingeführt werden. Wie kann die Vision für ein modernes Intranet aussehen? Immer häufiger ist das Ziel am Projekt-Horizont ein Social Intranet – und damit eine Plattform, die den Austausch der Menschen im Unternehmen in optimaler Weise unterstützt. Viele von Social-Media-Plattformen bekannte Kommunikationsvorteile ziehen auf diese Weise zügig in die Arbeitswelt ein: Ganz oben auf der Agenda stehen ein schneller Austausch, bessere Informationen über alles, was für das eigene Arbeitsgebiet relevant ist, oder auch die Filterung der Informationen nach persönlichen Interessen und Vorlieben. Viele Mitarbeiter wünschen sich darüber hinaus auch, mobil alle Informationen und Abläufe aufrufen zu können, die sich im Intranet am Desktop nutzen lassen. Der mobile Zugriff für jegliche Endgeräte ist daher eine Eigenschaft, die bei den meisten Intranets auf lange Sicht ebenfalls nicht fehlen sollte.

Nutzen und Mehrwerte bieten

Aus Sicht des Managements muss das Intranet in erster Linie grundsolide Nutzenversprechen erfüllen: Der Invest in eine SharePoint-basierte Plattform mit individuellen Applikationen und Use-Cases zum Beispiel lohnt sich nur dann, wenn sich durch die neuen technischen Möglichkeiten auch intern etwas verbessert. Dies kann beispielsweise der Informationsfluss sein, die Zusammenarbeit in Teams, aber auch eine konkrete Prozessunterstützung durch Workflows oder schlankere organisatorische Abläufe. Gerade wenn ein Unternehmen an verschiedenen Standorten tätig ist – egal ob national oder international – sollten diese Vorteile schnell unternehmensweit greifen. Derartige Mehrwerte lassen sich mit einem zukunftsfähigen Social Intranet ohne weiteres erreichen. Zusätzlich ist die Unterstützung der Intranetstrategie durch das Management eine wichtige Basis für das gesamte Intranet-Projekt. Der Weg selbst, sprich die Planung und Umsetzung im Projekt, ist für jedes Unternehmen dabei sehr unterschiedlich. Je nach Ausgangssituation sollte im Projekt sehr genau ermittelt werden, wie es um die interne Kommunikation bislang bestellt ist. Auch wie bisher Change-Prozesse an die Mitarbeiter vermittelt wurden, bestimmt die nächsten Projektschritte. Nicht alles, was technisch denkbar ist, muss in einem großen Wurf sofort umgesetzt werden oder ist überhaupt jemals für die Ausgestaltung des Intranets relevant. Ein dosierter Veränderungsprozess, bei dem zunächst bedeutende Anwendungsfälle realisiert werden, hat sich hingegen bewährt.

Wird in einem Unternehmen bislang vorwiegend über Aushänge am schwarzen Brett kommuniziert, muss der erste Entwurf des Intranets nicht gleich ein hochintegrierter Intranet-Arbeitsplatz sein, den sich jeder Mitarbeiter individuell anpassen kann. Bei einer solchen Ausgangslage wäre es sehr viel wichtiger, das Intranet zunächst im Unternehmen als maßgebliche Informationsplattform zu etablieren. Schritt für Schritt könnten danach weitere Funktionen eingeführt werden, wie etwa, dass die Nutzer ein Expertenprofil anlegen und das Arbeiten mit persönlichen Newsfeeds nach und nach erlernen.

Bestandsaufnahme und Nutzererwartungen

Eine schrittweise Realisierung des Intranets umfasst zunächst eine Bestandsaufnahme von den Kommunikationsmitteln, die zur Verfügung stehen und dem aktuellen Nutzungsverhalten. Ausführliche Interviews zu den Erwartungen der Menschen im Unternehmen an ein künftiges Intranet bilden die Basis dafür, die wichtigsten Module zu planen und umzusetzen. Der evolutionäre Ansatz bei der Gestaltung und dem Ausbau eines Intranets bringt erhebliche Vorteile für das Unternehmen: Das Budget lässt sich über die Projektlaufzeit verteilen, anstatt dass für einen „Big Bang“ ein sehr großer Etat bereitgestellt werden muss. Geht man im Projekt Schritt für Schritt vor, erleichtert dies sowohl die Implementierung als auch die Kommunikation zu den Mitarbeitern. Darüber hinaus kann man in jeder Projektphase Erfahrungen sammeln und diese dann auswerten. Anschließend werden Entscheidungen getroffen, die auf den bisherigen Erfahrungen aufsetzen und für die Akzeptanz der Plattform förderlich sind.

Empfehlenswert und wichtig ist es zudem, über längere Zeiträume Kommunikationsmaßnahmen rund um das Intranet zu planen und durchzuführen. Hierzu gehören natürlich einerseits Schulungen und E-Learning-Angebote, zum anderen zählen beispielsweise auch grundlegende Informations- Events dazu. Weitere Möglichkeiten sind Infostände im Foyer, Werbematerialien, Erklärfilme, Info-Flyer und vieles mehr. Bleibt man mit internen Marketingmaßnahmen für das Intranet nachhaltig am Ball, steigt die Wahrscheinlichkeit, die Kommunikationsplattform langfristig als viel geschätztes Informations-Herzstück des Unternehmens zu etablieren.

Dr. Julian BahrsDr. Julian Bahrs ist Senior Consultant bei der Intranet-Agentur IPI GmbH und Spezialist für das Thema Wissens- und Projektmanagement.

 

 

 

 

 

Der Beitrag von Dr. Julian Bahrs ist im Themenheft FOKUS IK zum Thema Unternehmenskultur erschienen.
> Zum Download Fokus IK – Unternehmenskultur

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