Aus der Praxis

Der Social Workplace der Detecon

Das Projekt für das neue Social Intranet war rundum eine Herausforderung: Selbsterklärend sollte es sein, kollaborativ und durchweg mobil nutzbar. Dabei musste die Akzeptanz der neuen Social Features und der neuen Bedienoberfläche gewährleistet werden, was erfolgreich, mit den richtigen Methoden, gelang.

Merlin ist das alte Wissensmanagementtool der Detecon International GmbH und war wie auch das alte Intranet Allabout in die Jahre gekommen. Die Detecon ist eine auf ICT spezialisiertes Unternehmensberatung mit Niederlassungen auf fast allen Kontinenten. Seit ihrer Gründung vor 30 Jahren hat Detecon in über 160 Ländern erfolgreich Management- und Technologieprojekte absolviert. Überzeugt von der Effizienz eines kollaborativen Arbeitens beschloss das Unternehmen daher, sein gesamtes Intranetkonzept zu überdenken: Dies schloss nicht nur eine Verschlankung der IT Systeme ein, sondern auch den unternehmenskulturellen Aspekt. Denn mit dem neuen Social Intranet All4us soll jeder Fachbereich effizient arbeiten können.

Nun ist für die meisten, die sich mit Social Business intensiver beschäftigen, klar, dass es wichtig ist, neben der technischen auch die kulturelle Seite zu betrachten. Eine Umstellung der Systeme auf SharePoint 2013 und NewsGator veranlasste daher die Detecon, kein Risiko im Hinblick auf die Neuinvestition einzugehen. Die Entscheidung für ein neues System, in dem Fall NewsGator, sowie der Zusammenschluss mit SharePoint 2013 und auch Microsoft Lync brachten erweiterte Social Features mit sich und auch eine neue Art zu arbeiten. Diese gewaltige Umstellung sollte von der netmedianer GmbH innerhalb von 6 Wochen installiert, mit einer intelligenten Strategie eingeführt und mit einem Marketingkonzept begleitet werden.

Als Erfolgsbasis für die Akzeptanzstrategie unterstützte das Adoption Framework (s. Grafik) mit 3 Blickwinkeln: Mensch, Business und Technologie.

Die strategische Einführung erfolgte entlang der gesteckten Unternehmensziele. Das Projektteam identifizierte zusammen mit Vertretern der Fachbereiche verschiedene Anwendungsfälle (Use Cases), die für Detecon einen echten Mehrwert darstellen:

Wissen schneller finden
Häufiger Zeitfresser ist das Suchen nach aktuellen Dokumenten oder Vorlagen. Im neuen Social Intranet kann jetzt jeder Dokumente, wie Präsentationen, für alle sichtbar ablegen. Social wird das Ganze dadurch, dass das Ablegen des Dokumentes einen Post auslöst, in dem Name und Bild des Mitarbeiters sichtbar sind und ein persönlicher Kommentar und Tags hinzugefügt werden können. In dem Kommentar können relevante Communities und Personen gleich mitbenachrichtigt werden, so dass die Information direkt die richtigen Interessenten erreicht.

Weniger Doppelarbeit, bessere Infos für alle
Bei den vielen Reisen von Detecon-Mitarbeitern in aller Welt gibt es immer wieder Fragen zu Hoteltipps. Um von den Erfahrungen anderer zu profitieren, kann eine Frage mit dem Tag #service versehen werden. So erhalten nicht nur Service-Mitarbeiter eine Benachrichtigung über die Anfrage, sondern auch andere Kollegen, die gute Tipps haben. Das erhöht die Antwortqualität und das entstandene Wissen kann mit einem Klick in die Service-Knowledge Base kopiert werden.

Schneller den richtigen Ansprechpartner finden
Bei Detecon können Mitarbeiter ihr persönliches Profil mit Tags versehen, die ihre offizielle Positionsbezeichnung ergänzen. So finden andere Mitarbeiter den richtigen Ansprechpartner – gleichzeitig erhält dieser eine Benachrichtigung, sobald jemand einen der Tags im Post auswählt.

Der Detecon Consulting war durch die gemeinsamen Strategieworkshops klar geworden, dass ein “Big Bang!“ nicht funktionieren würde: NewsGator ist ein High-End Produkt und die Gefahr bestand im Speziellen, die Mitarbeiter mit zu viel Neuem zu überfordern. Diese Erkenntnis trug dazu bei, eine geeignete Akzeptanzstrategie zu entwickeln, die folgendes einschloss:

1.     Einfacher Start mit einem Newsstream und Profilen.
2.     Jeder sieht alles, auch ohne jemandem folgen zu müssen. Über die Filterfunktion lassen sich Themen ein-/ausblenden.
3.     Begleitung der Einführung durch die Kommunikationsabteilung mit einer zielgruppenspezifischen Kampagne.

Das noch frische Social Intranet zeigte von Anfang an positive Resonanz bei den rund 1.000 Detecon Mitarbeitern. Dies veranlasste das Unternehmen bereits neue Schritte festzulegen:

1.     Das alte Content Management System wird mittelfristig durch das Social Intranet komplett ersetzt
2.     Gründung von Projektcommunities für Mitarbeiter und Kunden.

Fazit
Die Detecon Consulting hat es geschafft: Viele Unternehmen stecken noch weit hinter ihren Social Business Zielen zurück, weil die Akzeptanz der Mitarbeiter für das fortschrittliche Medium fehlt. Bei der Detecon wurde der Mensch und seine Art zu arbeiten in den Vordergrund gerückt, was sich für ihn und für das Business positiv auswirkt. Die Social Sites Lösung von NewsGator wurde innerhalb von 6 Wochen installiert, konfiguriert und mit einem strategischen Partner wie netmedia eingeführt. Das gesamte Projekt war und ist beispielhaft für erfolgreiches Social Business.

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Bianca Gade

Bianca Gade hat langjährige Praxiserfahrungen mit Social Media und Social Collaboration. Sie arbeitet als Corporate Communications Manager für die netmedianer GmbH und für NewsGator DACH