Nachgefragt

Das Social Intranet von DATEV

Seit 1999 besitzt DATEV ein gut strukturiertes Intranet. Derzeit führen Sie ein flächendeckendes Social Intranet ein. Was war die Initialzündung für ein neues Intranet und welches strategische Ziel verfolgen Sie damit?

Dr. Andreas Binzenhöfer: Der eigentliche Auslöser war, dass unser Redaktionssystem für das Intranet abgeschaltet wird. Wir waren also in erster Linie technisch dazu gezwungen, wenn man so will. Unabhängig davon haben wir uns aber schon vorher Gedanken über die Möglichkeiten eines Social Intranets gemacht und hatten schon eine Vorstellung davon, wie das Ganze aussehen könnte, bevor der technische Auslöser kam.

Markus Korherr: Aus Sicht der Unternehmenskommunikation trägt ein Social Intranet stark zu der von uns angestrebten Kultur bei. Wir verfolgen damit drei Ziele: In erster Linie wollen wir damit den Kulturwandel im Unternehmen unterstützen, hin zu einer direkteren, hierarchieübergreifenden Kommunikation. In unserem Social Intranet soll Diskussion offen und unternehmensweit möglich sein. Dadurch unterstützen wir auch den Wissenstransfer, das ist unser zweites Ziel. Durch die schnellere Veröffentlichung und bessere Auffindbarkeit von Inhalten wird das Firmenwissen einfacher zugänglich. Und als drittes Ziel ist es uns als modernem IT-Unternehmen natürlich wichtig, die Digital Natives anzusprechen und moderne Kommunikationstechnologien im Unternehmen anzubieten.

Wie ist die Einführung des neuen Intranets bei der DATEV erfolgt?

Dr. Andreas Binzenhöfer: Der Weg zum Social Intranet lässt sich bei uns in drei Phasen gliedern. In der ersten Phase haben wir einfach mal ausprobiert, welche Technologien und Medien von den Mitarbeitern angenommen und genutzt werden. Mit den Erfahrungswerten haben wir in Phase zwei gezielte Pilotprojekte gestartet, wie einen Vorstandsblog oder „Nachgefragt!“, eine Plattform, auf der Fragen an den Vorstand gestellt, „geliked“ und diskutiert werden können. So konnten sich unsere Kollegen mit dem Einsatz von Social Media im Unternehmen vertraut machen. Somit können wir in Phase drei, dem flächendeckenden Social Intranet, auf bestehenden Strukturen aufbauen und diese erweitern.

Die Unterstützung des Managements wird neben dem richtigen Konzept häufig als der entscheidende Erfolgsfaktor für ein Social Intranet gesehen. Wie haben Sie das Management ins Boot geholt und wie wird die Nutzung des Intranets durch die Führungskräfte vorgelebt?

Markus Korherr: Das ist wirklich einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren. Wir hatten Glück, denn wir mussten im Grunde keine Überzeugungsarbeit leisten, da das Top-Management eher uns ins Boot geholt hat. Unser Vorstandsvorsitzender hat die Idee mit „Nachgefragt!“ eingebracht und auf einer Info-Veranstaltung allen Führungskräften vorgestellt.

Das Social Intranet ist damit ein verbindendes Element in der internen Kommunikation zwischen Top-Management und Mitarbeiter. Unsere Vorstände sind sehr aktiv, in „Nachgefragt!“ oder in Blogs. Im mittleren Management ist die Nutzung durchaus noch ausbaufähig und sehr davon abhängig, wie stark sich die jeweiligen Führungskräfte persönlich für Social Media interessieren. Insgesamt wird die offene Kommunikation definitiv bereits durch Blogs, Kommentare oder Diskussionen gelebt und vorangetrieben.

Auf den Praxistagen Interne Kommunikation im März sagten Sie in Ihrem Vortrag: Die IT muss die Interne Kommunikation verstehen, die Interne Kommunikation muss aber auch die IT verstehen.“ Wie sind Ihre Erfahrungen aus der Praxis?

Dr. Andreas Binzenhöfer: Klassisch würde der Prozess ja so ablaufen, dass die Interne Kommunikation eine Idee hat und dann die IT zur Umsetzung bewegen muss. Bei uns ist SharePoint allerdings eher von Seiten der IT als Tool für die Zusammenarbeit groß geworden. Dadurch hat bei uns die IT auch zunehmend Aufgaben übernommen, die ins Feld der Internen Kommunikation fallen.

Markus Korherr: Die Kollegen aus der internen IT haben uns aber zunehmend mit einbezogen, so dass heute beide Abteilungen synchron an gemeinsamen Zielen arbeiten. Durch diesen Werdegang haben IT und IK eine sehr gute Vorstellung davon, wie der jeweils andere so tickt. Das vereinfacht manche Abstimmungen natürlich ungemein. Deswegen geben wir auch dieses Interview gemeinsam.

Was sind die größten Herausforderungen bei dem Ausbau Ihres Intranets?

Dr. Andreas Binzenhöfer: Technisch betrachtet ist die Migration der Inhalte natürlich eine große Herausforderung. Wir haben hier den Auftrag, den Aufwand für die Redakteure so gering wie möglich zu halten. Kein Nachbearbeitungsaufwand für die Fachbereiche, gleichzeitig müssen sich die bisherigen Inhalte in das neue Konzept einfügen. Alles nur 1:1 unreflektiert zu migrieren, ohne sich auch von Altlasten zu trennen, das wäre uns zu wenig. Es war nicht immer einfach, den richtigen Weg zu finden. Aber es hat sich gelohnt.

Markus Korherr: Neben der technischen Migration ist es uns sehr wichtig, den Kollegen einen Mehrwert zu bieten, deshalb haben IT und Interne Kommunikation sehr viel Herzblut in das Konzept für die neue Startseite investiert.

Dabei war vor allem die Aufgabenteilung zwischen IT und Interner Kommunikation spannend. Unsere Herausforderung als Interne Kommunikation war es, SharePoint ausreichend gut zu verstehen, um uns mit den Kollegen der IT austauschen zu können. Das war nicht immer leicht. Da waren schon einige diskussionsintensive Runden nötig. Im Rückblick eine gute Investition, um ein gemeinsames Verständnis für die Sicht des jeweils anderen und unser Social Intranet zu entwickeln.

Dr. Andreas Binzenhöfer: Gemeinsam haben wir sehr darauf geachtet, dass wir an allen notwendigen Stellen im Intranet „social ready“ sind. Das heißt, es können nach und nach neue Social Features integriert werden.

Welche Anreize schaffen Sie, damit die Mitarbeiter das neue Intranet auch langfristig nutzen?

Markus Korherr: Es ist uns wichtig, interessante und spannende Inhalte zu bieten, die unsere Kollegen auf fachlicher und emotionaler Ebene ansprechen. Insbesondere Neuigkeiten direkt vom Vorstand erzeugen hohe Aufmerksamkeit. Durch regelmäßige Social-Media-Projekte versuchen wir kontinuierlich den Austausch zu fördern, indem wir Anlässe und Plattformen (wie z.B.: „Nachgefragt!“) anbieten, auf denen Mitarbeiter kommentieren und diskutieren können. Dafür ist ein aktives Community Management nötig, das bei uns in der Internen Kommunikation angesiedelt ist.

Zudem haben wir Intranet-Beauftragte in den verschiedenen Fachbereichen, die als Multiplikatoren und Ansprechpartner für Redakteure fungieren.

Und gerade im Rahmen des Intranet-Relaunchs haben wir Benutzerlabore aufgesetzt, um herauszufinden, ob z. B. unsere neue Navigation selbsterklärend ist.

Wodurch zeichnet sich Ihr Social Intranet aus? Welche Funktionen sind von besonderer Bedeutung und welche planen Sie für die Zukunft?

Markus Korherr: Unsere neue Startseite ist sehr stark Richtung „social“ orientiert. Neben Unternehmens-News, die man liken und kommentieren kann, gibt es individuell konfigurierbare News aus den Fachbereichen und Widgets (z. B. Speiseplan, abonnierte Blogs, etc.), die sich jeder Kollege selbst aussuchen und anordnen kann. Wir setzen also zum einen auf Funktionen, wie „Gefällt mir“ und Kommentare und zum anderen auf die Möglichkeiten der Personalisierung. Inhaltlich wollen wir spannende Projekte auch prominent an vorderster Front präsentieren: Fragen an den Vorstand, unternehmensweite Diskussionen über strategische Themen finden bei uns zukünftig auf der Intranet-Startseite statt.

Dr. Andreas Binzenhöfer: Für die Zeit nach dem Relaunch sind auch schon die nächsten Features in Planung: ein Newsfeed auf der MySite, ein Button zum Teilen von Inhalten, Hashtags und @-Mentioning als weitere Social-Media-Komponenten, um Inhalte zu strukturieren und zukünftig die Mailflut etwas eindämmen zu können.

Welche Veränderungen erwarten Sie mit dem gezielten Einsatz von Social Features im Intranet in Bezug auf die Unternehmenskultur bei DATEV?

Dr. Andreas Binzenhöfer: Wir hoffen natürlich, dass unsere Kollegen die technischen Möglichkeiten genauso intuitiv nutzen, wie privat vielleicht Facebook oder Twitter. Dadurch wollen wir das besagte Ziel erreichen: Einen offenen, direkten und spontanen Austausch über Hierarchiegrenzen hinweg – ohne jedes Wort fünf Mal mit dem Vorgesetzten abstimmen zu müssen.

Markus Korherr:  Durch diese offene Diskussionskultur können wir Probleme früher erkennen und damit schneller reagieren. Außerdem trägt diese authentische Art der Kommunikation auch zu einer Weiterentwicklung unserer Fehlerkultur bei.

 

BinzenhoeferDr. Andreas Binzenhöfer ist seit sieben Jahrenbei DATEV verantwortlich für die Themen Intranet, Unternehmenssuche und den Einsatz von Microsoft Office Produkten. Dabei setzt er seit 2009 auf SharePoint als zentrale Plattform für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, die Durchführung von Projekten und das Vernetzen in Communities. Seit 2012 verantwortet er die interne Social Media Strategie und deren Umsetzung in SharePoint. Nach mehreren Pilotprojekten soll Mitte 2015 das Social Intranet offiziell freigegeben werden.

 

 

KorherrMarkus Korherr arbeitet bei DATEV im Bereich Corporate Publishing und ist dort u.a. für die Interne Kommunikation zuständig.

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