Nachgefragt

Das Intranet von BT Berlin Transport

BT Berlin Transport ist 2014 für das Intranet mit dem „Deutschen Preis für Onlinekommunikation 2014“ ausgezeichnet worden. Mit dem eingereichten Konzept „BT – gemeinsam, virtuell, unterwegs“ setzte sich das Unternehmen gegen Konkurrenten wie Bertelsmann und Porsche durch.

Frau Bünsow, wir gratulieren herzlich zum “Deutschen Preis für Onlinekommunikation”. Der „virtuelle Betriebshof“, der in Ihrem Unternehmenskonzept seit Beginn ein zentraler Begriff ist, scheint also erfolgsversprechend. Was verbirgt sich dahinter?

Tina Bünsow: Die BT Berlin Transport GmbH bewegt mit rund 1.800 Fahrerinnen und Fahrern die Menschen in der Hauptstadt. Unsere Mitarbeiter sind im gesamten Stadtgebiet in Bussen und U-Bahnen unterwegs und nie alle gleichzeitig an einem Ort anzutreffen. Seit Betriebsgründung haben wir also auf eine digitale Kommunikation gesetzt und zum Beispiel Dienstpläne über Diensthandys zur Verfügung gestellt und die erste Version des BT-Intranets geschaffen.

Was war die Initialzündung für ein neues Intranet und welches strategische Ziel verfolgten Sie damit?

Tina Bünsow: Bis Ende 2013 war der Zugang zum Intranet nur über private Endgeräte unserer Mitarbeiter möglich. Mit den Diensthandys gelangten unsere Mitarbeiter lediglich zu der Dienstübersicht und sie konnten sich mobil zum Dienst anmelden. Nach acht Stunden auf dem Bus sollte unser Fahrer also in seiner kostbaren Freizeit zu Hause daran denken, dass wir im Intranet wichtige Informationen für ihn bereitgelegt haben. Seien wir mal ehrlich: Die Anzahl derer, die sich die Mühe machten, war übersichtlich. Wir haben daher das Ziel verfolgt, dichter an unsere Mitarbeiter heran zu kommen und mit nutzerorientierten Kommunikationsmitteln und Inhalten ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen.

Wie Sie sagten, ist die Belegschaft von Berlin Transport vor allem mobil: 1.800 Fahrer steuern Busse und U-Bahnen durch Berlin und sollten idealerweise unterwegs auf das Intranet zugreifen können. Wie erreichen Sie Ihre Mitarbeiter und welche Funktionalitäten haben dadurch besonderen Stellenwert?

Tina Bünsow: Zunächst haben wir im letzten Jahr neue Smartphones eingeführt. Damit stellten wir den Zugang zum Intranet, auch von unterwegs, für alle sicher. Passend zum Endgerät haben wir die Intranetseite aufgeräumt und durch Eye Catcher, wie „Top-Themen“ ergänzt und ‚responsiv‘ programmieren lassen. Herzstück ist die Erfindung der BT News App – alle Artikel aus der Kategorie „News“ aus dem Intranet bekommen die Fahrer automatisch mit Push-Funktion auf ihr Handy gesendet. Das kommt bei unseren Kolleginnen und Kollegen im Fahrdienst sehr gut an, weil wir verstanden haben, was sie brauchen. Und natürlich muss der Inhalt stimmen. Informationen, die nur für die Geschäftsleitung relevant sind, für einen Kollegen im Fahrdienst aber gar nicht wichtig sind, locken niemanden in das Intranet. Wir schalten also täglich kurze Nachrichten, die für unsere Leute eine Bedeutung haben.

Wie ist die Einführung des neuen Intranets erfolgt?

Tina Bünsow: Fließend – das heißt, wir haben nicht klassisch mit heißen Köpfen und in langen Prozessschleifen Konzepte entworfen und dann das große Ganze umgesetzt. Wir haben vielmehr angefangen, das Intranet anzufassen, aus dem Feedback gelernt und weiter modifiziert, ergänzt, verschlankt. Und dabei stets das Ziel, maximal nutzerorientiert zu handeln, im Blick gehabt. Dadurch konnten die Mitarbeiter mit uns den Weg mitgehen und sich an die neuen Funktionalitäten gewöhnen. Die Einführung der BT News App haben wir kommunikativ eng begleitet, die Vorteile herausgestellt und über Zwischenstände berichtet. Die Einführung wurde so ein voller Erfolg.

Häufig müssen gerade unterschiedliche Erwartungen und Kenntnisse im Umgang mit Social-Media-Anwendungen berücksichtigt werden. Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung gemacht? Gab es Herausforderungen hinsichtlich des Umgangs, der Akzeptanz und der Nutzung des neuen Intranets?

Tina Bünsow: Aber ja. Es gab Stimmen, die die Kosten für eine App-Entwicklung zunächst kritisch sahen und den Nutzen in Frage stellten. Und für uns stellte sich die Frage, wie wir sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit einem neuen Smartphone zurechtkommen. Um an dieser sensiblen Stelle alle im Boot zu behalten, haben wir vorab der Entscheidung über ein Gerät eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt und die Bedürfnisse abgefragt. Mit einer unterstützenden Kommunikation zur Einführung der Telefone haben wir es geschafft, dass die neuen Smartphones akzeptiert sind. Auf die BT News App waren alle, dank begleitender Kommunikation, so neugierig, dass sie sich die App heruntergeladen haben. Für die, die damit Schwierigkeiten hatten, wurden Einzelschulungen mit unseren Mitarbeitern des IT-Supports angeboten und Schulungsvideos bereitgestellt. Und für den laufenden Betrieb haben wir eine Handy-Hotline geschaltet. Die Kollegen sind rund um die Uhr da, wenn Hilfe benötigt wird.

Wie hat sich das Nutzerverhalten seit der Einführung entwickelt? Oft steht ja die Frage der Hol- oder Bringschuld im Raum. Welche Anreize schaffen Sie, damit die Mitarbeiter das neue Intranet auch langfristig nutzen? Wie schaffen Sie Mehrwert?

Tina Bünsow: Ganz einfach: Indem wir uns in der Bringschuld sehen. Für uns war an einem bestimmten Punkt klar: Unsere Leute sollen nicht länger verantwortlich sein, an Informationen zu gelangen. Mit diesem Ziel im Hinterkopf wurde die Idee zur BT-News App geboren. Unsere Fahrer sehen hier alle Artikel aus dem Newsbereich auf einen Blick und bekommen automatisch eine Benachrichtigung, wenn wir einen Artikel online stellen. Die Erfahrung zeigt jetzt, dass das genau richtig war. Auf die App verlassen sich die Mitarbeiter. Und für tiefergehende Informationen leiten wir sie ins Intranet. Wir informieren schnell und aktuell und nehmen den Mitarbeiter an die Hand.

Welche Möglichkeiten haben die Nutzer zum Dialog?

Tina Bünsow: Bis jetzt haben wir zaghaft begonnen, Beteiligungsformen zu schaffen. Mittels „Daumen hoch – Daumen runter“ befragen wir zu einzelnen Themen und holen uns so Wasserstandsmeldungen ab. Das ist sehr praktisch, weil es uns hilft, die Bedürfnisse unserer Fahrer richtig einzuschätzen und sie einzubeziehen, wo es geht. Wir haben uns das von den Sozialen Netzwerken abgeschaut und darauf gesetzt, dass viele mit dieser Beteiligungsform bereits vertraut sind. Weitere Dialogformen, wie Kommentarfunktion zu einzelnen Artikeln und Themen mit Antwortfunktion, sind fertig programmiert und warten auf ihren Einsatz.

Wie viel Zeit war für die Umgestaltung des Intranets nötig?

Tina Bünsow: Für die Entwicklung der News App haben wir ca. vier Monate gebraucht. Das war sportlich, aber machbar. Zum Intranet an sich: Das Projekt lief das ganze letzte Jahr über und wird nie abgeschlossen sein. Wir arbeiten stetig an Verbesserungen im Intranet und in der App. Wir lernen vom Feedback unserer Mitarbeiter und versuchen, die Funktionsweisen immer nutzerfreundlicher zu machen. Ich sehe das Projekt Intranet und die daran anknüpfenden Tools als lebendige Module, die sich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einstellen sollten und sich mit ihnen gemeinsam entwickeln. Stillstand ist der Feind.

Welche Veränderungen erwarten Sie mit der Digitalisierung in Bezug auf die Unternehmenskultur bei BT Berlin Transport?

Tina Bünsow: Was wir jetzt schon sehen, ist ein gestärktes Selbstbewusstsein der Fahrer in Bezug auf ihren Arbeitgeber. Viele macht es stolz, dass wir so fortschrittliche Wege gehen und finden es gut, in einem innovativen Unternehmen tätig zu sein. Wir sind Vorreiter deutschlandweit in diesem Bereich und wollen, dass das bei unseren Leuten ankommt. Das Ziel haben wir erreicht. Das setzt die Messlatte jetzt natürlich hoch und wir müssen am Ball bleiben. Aber genau das spornt uns an.

Ein kurzer Ausblick – Planen Sie erweiterte oder neue Funktionen für die Zukunft?

Tina Bünsow: Ja, ständig. Wir sind unter anderem dabei, weitere Apps zu entwickeln, die unsere Fahrer im Arbeitsalltag unterstützen sollen. Zum Beispiel arbeiten wir daran, dass Unfälle digital über das Smartphone gemeldet werden können. Im Intranet selbst wollen wir die Dialogmöglichkeiten öffnen und dem Mitarbeiter eine Möglichkeit geben, immer selbstständiger zu werden, wie zum Beispiel für ihn wichtige Schulungen direkt online zu buchen. Es gibt noch so viele Möglichkeiten und wir haben noch sehr viele Ideen, unsere Mitarbeiter im Arbeitsalltag zu unterstützen. Denn das ist die Aufgabe eines guten Intranets.

Buensow_Tina

Tina Bünsow ist seit Anfang 2013 Leiterin der Strategischen Unternehmenskommunikation bei der BT Berlin Transport GmbH, einer 100%-igen Tochter im Konzern der Berliner Verkehrsbetriebe (BVG). Sie berät die Geschäftsführung in allen Kommunikationsfragen und ist unter anderem für die interne Kommunikation und den Ausbau des mobilen Intranets verantwortlich. Im vergangenen Jahr wurde die BT dafür mit dem Deutschen Preis für Onlinekommunikation im Bereich Intranet ausgezeichnet. Vor ihrem Einstieg bei der BT war Tina Bünsow als stellvertretende Pressesprecherin mitverantwortlich für die Unternehmenskommunikation bei Hapag-Lloyd Kreuzfahrten in Hamburg. Bevor sie auf die Unternehmensseite wechselte, war sie in verschiedenen Kommunikationsagenturen in der Beratung tätig und leitete Teams im Public Affairs Bereich, arbeitete für Kunden aus dem Lifestyle Bereich und aus der Touristik-Branche.

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